International Freightbridge Deutschland GmbH: Durchgängige Prozesse im Rechnungswesen
 |
|
„ Wir wollten eine maßgeschneiderte Lösung für uns, daher war einer der Hauptgründe der Entscheidung für ELO die umfangreichen Möglichkeiten der individuellen Anpassung der Software auf unsere Anforderungen.“
Andre Klingberg, Projektleiter und Business Administration Manager bei IFB Deutschland GmbH |
Durchgängige Prozesse im Rechnungswesen Nahtlos angepasste ECM-Lösung Die IFB optimiert mit ELOprofessional ihr Rechnungswesen. Rund 40.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr und gut 60.000 Eingangsrechnungen werden digitalisiert und automatisiert in ELO archiviert. Die Belege stehen den Mitarbeitern jetzt auf Mausklick zur Verfügung und sind standortübergreifend einsehbar. Durch die nahtlose Integration von ELO in die vorhandene Software-Landschaft der IFB profitiert das Unternehmen von einer homogenen und effizienten ECM-Lösung. a Bei der International Freightbridge Deutschland GmbH (IFB) ist Flexibilität gegenüber dem Kunden der Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg. Spezialisiert auf See- und Luft-Transporte ist das Unternehmen mit den Büros in Hamburg und Bremen ein angesehener Partner der wichtigsten Airlines und Reedereien in diesem Transportsegment. Die IFB Deutschland blickt auf 25 Jahre erfolgreiche Tätigkeit zurück und gehört zur in Hong Kong gegründeten IFB Group. Die Anforderungen des einzelnen Kunden sind der Maßstab für das Handeln der IFB Group. Der Konzern verfügt heute über Niederlassungen und Agenten auf der ganzen Welt. |
||||
|
a a |
|||||
|
Shortcuts Land: Deutschland Branche: Logistik Das Unternehmen Die IFB International Freightbridge Deutschland GmbH ist spezialisiert auf See- und Luft-Transporte. Mit den Büros in Hamburg und Bremen ist das Unternehmen ein angesehener Partner der wichtigsten Airlines und Reedereien in diesem Transportsegment. Die IFB Deutschland gehört zur in Hong Kong gegründeten IFB Group. Die Herausforderung Digitalisierung der Ein- und Ausgangsrechnungen. Integration des DMS in die vorhandene IT-Infrastruktur. Aufhebung des Papierarchives. Lösung Einsatz von ELOprofessional mit Barcode. Anbindung an das Buchhaltungssystem Diamant®/3. Optimale Anpassung an die IT-Infrastruktur der IFB. Insgesamt 100.000 Rechnungen werden digitalisiert und automatisiert in ELO archiviert. Nutzen Belege stehen den Mitarbeitern auf Mausklick zur Verfügung und sind standortübergreifend einsehbar. Durch nahtlose Integration von ELO in die vorhandene Software-Landschaft der IFB profitiert das Unternehmen von einer homogenen und effizienten ECM-Lösung. a a
a
„Wichtig für uns war hierbei die Integration von ELOprofessional in unsere bereits vorhandene Software-Landschaft und vor allem in unser hausinternes Speditionsprogramm. Die Zusammenarbeit der IT sollte schließlich nahtlos miteinander funktionieren.“
Andre Klingberg, Projektleiter und Business Administration Manager bei IFB Deutschland GmbH |
Zentrale Prozesssteuerung Das umfassende Leistungsspektrum der IFB zog bislang sehr viel Papier und in Folge dessen Archiv-Lagerfläche nach sich. Hinzu kommt, dass viele Unterlagen über eine Gesamtlaufzeit von mehreren Jahren verfügbar sein müssen. a Die Suche nach relevanten Dokumenten im Papierarchiv gestaltete sich dementsprechend sehr aufwändig und langwierig. Zudem fehlte gerade im Bereich der Rechnungsverarbeitung ein zentrales Steuer- und Prüfungselement. a Maßgeschneiderte DMS-Lösung Die IFB beschloss daher Mitte 2007, ein Dokumentenmanagement- System (DMS) einzuführen. Nach gründlicher Evaluierung der Produkte unterschiedlicher DMS-Hersteller entschloss sich die IFB schließlich für ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office GmbH. Andre Klingberg, Projektleiter und Business Administration Manager bei IFB Deutschland GmbH begründet dies folgendermaßen: „Wir wollten eine maßgeschneiderte Lösung für uns, daher war einer der Hauptgründe der Entscheidung für ELO die umfangreiche Möglichkeit der individuellen Anpassung der Software an unsere Anforderungen.“ a Im Spätherbst 2007 hat der ELO Business-Partner id-netsolutions GmbH mit der Implementierung von ELOprofessional begonnen. Nach noch erforderlichen Anpassungen beim Warenwirtschaftssystem erfolgte der Testbetrieb ab Februar 2008. Im Mai desselben Jahres ging das System dann produktiv. a a a Rechnungen schnell vom TischIm ersten Schritt sollte der Bereich „Rechnungswesen“ mit Hilfe der Digitalisierung von Ein- und Ausgangsrechnungen optimiert werden. „Wichtig für uns war hierbei die Integration von ELOprofessional in unsere bereits vorhandene Software-Landschaft und vor allem in unser hausinternes Speditionsprogramm. Die Zusammenarbeit der IT sollte schließlich nahtlos miteinander funktionieren“, so Andre Klingberg. Dazu wurde das hausinterne System durch die id-netsolutions über eine flexible Schnittstelle an ELO angeschlossen. Alle Ausgangsrechnungen, ca. 40.000 pro Jahr, überträgt das Speditionsprogramm jetzt automatisiert in das ELO Archiv. Dort werden die Belege rechtskonform archiviert und stehen bei Bedarf blitzschnell zur Verfügung. Die Eingangsrechnungen werden bei der IFB mit einem Barcode versehen. Bei der Buchung wird der eindeutige Barcode der gescannten Rechnung als interne Belegnummer erfasst. Per Index- Download werden, über die Standard-Schnittstelle der id-netsolutions zu Diamant®/3, den Belegen im Archiv die vorhandenen Buchungsinformationen zuverlässig zugeordnet. Das sind zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantennummer, usw. Die resultierende Archivstruktur ist mit Hilfe der Schnittstelle leicht vorkonfigurierbar. Gut 60.000 Rechnungen pro Jahr werden so nach der internen Prüfung mit Barcode digitalisiert und dann im Rechnungswesen erfasst. |
Segeberger Straße 9-13a
23863 Kayhude
