AKN Eisenbahn AG: Einsteigen bitte ... der Zug fährt in Kürze ab!
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Prozesskosten sparen Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems |
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"Durch die gesamte Umstellung konnten wir eine Senkung der Prozesskosten um ca. 20% erreichen. Das sind für uns aussagekräftige Zahlen. Darüber hinaus wurden die Durchlaufzeiten erheblich reduziert." Frank Dubberke, Projektleiter bei AKN Eisenbahn AG |
Die AKN hat mit ELOenterprise ihre Prozesskosten um ca. . Einsteigen bitte... der Zug fährt in Kürze ab! Mehr als 100 Jahre lang war diese Aufforderung an die Fahrgäste im Eisenbahnverkehr der Hinweis darauf, dass die Reise beginnt. Auch bei der AKN ist das nicht anders. Das Streckennetz der AKN breitet sich über den Süden Schleswig-Holsteins in einer Gesamtlänge von 255 Kilometern aus. Das Unternehmen befördert seine Fahrgäste zu insgesamt 66 Bahnhöfen in Hamburg und Schleswig-Holstein. Auch im Güterverkehr ist die AKN tätig. |
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Shortcuts Land: Deutschland Branche: Schienenverkehr Das Unternehmen Für 12,7 Millionen Fahrgäste hat die AKN Eisenbahn AG eine Schlüsselfunktion für die Mobilität in der Metropol-Region Hamburg und dem schleswig-holsteinischen Binnenland. Die Herausforderung Bereitstellen einer Vertragsdatenbank für ca. 7000 Verträge. Eine Rechnungsverarbeitung sollte für das vorhandene SAP R/3 System eingerichtet werden. Schnittstellen zum bestehenden Kommunikationssystem Lotus Notes und dem Windows Betriebssystem waren nötig Lösung Mit ELOenterprise stehen alle Verträge mit den dazugehörigen Dokumenten vollständig im Unternehmen zur Verfügung. Automatische Überwachung von Fristen, Zahlungsterminen etc. ist gewährleistet. Rahmenvereinbarungen stehen bei Rechnungseingangs- Verarbeitung sofort zur Gegenkontrolle zu Verfügung. Nutzen Schnellere Bearbeitung. Erhöhte Transparenz (Rechnungsstatus ist jederzeit ersichtlich). Systematische Erfassung der Rechnungen durch Scanner-Arbeitsplatz. Senkung der Prozesskosten um ca. 20% |
Just in Time Sie bietet 357 Beschäftigten attraktive Arbeitsplätze in technischen und kaufmännischen Berufen. Doch die beschaulichen Zeiten sind lange vorbei. Schnelligkeit, Pünktlichkeit und Taktverkehre bestimmen die Fahrpläne und sind die wesentlichen Merkmale eines Wettbewerbs, der auch im Nahverkehr auf der Schiene über den Erfolg entscheidet. Wer nicht „just in time“ sein Ziel erreicht, bleibt im Wettbewerb auf der Strecke. Ob im Personenverkehr oder beim Gütertransport - pünktlich und zuverlässig das Ziel zu erreichen, ist unabdingbar. Heute sind Mobilität und Rücksicht auf unsere Umwelt die neuen Richtgrößen. Um „just in time“ zu bleiben, sah auch die AKN Eisenbahn AG automatisierte Prozesse als Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltigen Erfolg. Die Einführung eines Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systems (DMS) lag daher sehr nahe. 7.000 Verträge, 14.000 Eingangsrechnungen Die AKN verwaltet rund 7.000 Verträge. Diese und die dazugehörigen Dokumente standen bislang nicht jederzeit vollständig zur Verfügung. Der Zeitverlust beim Suchen der Verträge und Dokumente war enorm. Der Rechnungseingang mit ca. 14.000 Eingangsrechnungen jährlich erfolgte papiergestützt. Fristen und Zahlungstermine wurden nicht automatisch kontrolliert, was zu Fehlerquellen führte und somit einen hohen Verwaltungsaufwand bedingte. a Zur Optimierung dieser Prozesse sollten eine Vertragsdatenbank mit der Anbindung an SAP/R3 sowie die Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung realisiert werden. Ziel war es zum einen, alle Verträge erstmals vollständig, strukturiert und schnell im Unternehmen zugänglich zu machen, und zum anderen, den Workflow bei der Rechnungseingangsverwaltung effizienter zu gestalten. Mit dem Einsatz von ELOprofessional wurden alle gesteckten Ziele erreicht. Mittlerweile hat die AKN weitere Abteilungen an das DMS/Archiv-System angebunden. |
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Weitläufige Ziele |
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"Durch die Einführung von ELOenterprise konnten wir unsere Arbeitsprozesse verschlanken und erheblich optimieren."
Veit Tausendpfund, kaufmännischer Unternehmensleiter |
Die ersten Überlegungen zum Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems wurden im Frühjahr 2003 angestellt: Neben der Vertragsdatenbank für die Juristen sollte für die Finanzbuchhaltung eine Rechnungsverarbeitung eingerichtet werden, die sich mit dem vorhandenen SAP-System verbinden ließ. SAP sollte auch nach Einführung der DMS-/Archiv-Lösung das führende System bleiben. Weitere relevante Faktoren waren die Einbindung des sich im Einsatz befindenden Kommunikationssystem Lotus Notes und dem Betriebssystem Windows. |
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Zukunftsorientierte Technologie |
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„Zum einen war es mit Sicherheit die Bedienung, die zur Entscheidung für ELO geführt hat, aber auch die offene Architektur und die zur Verfügung stehenden Schnittstellen waren für die Projektgruppe entscheidend; darüber hinaus kann man individuelle Wünsche über Scripts schnell und einfach realisieren.“
Frank Dubberke, Projektleiter bei AKN Eisenbahn AG |
Im Oktober 2003 startete die AKN den Pilotbetrieb mit ELOprofessional 4.0. Bereits im Februar 2004 folgte der Kick-off in den Produktivbetrieb: Scannen und Archivieren der Eingangsrechnungen sowie Übernahme der Daten aus der Vertragsdatenbank in das Archiv. Knapp ein Jahr später konnte das System für weitere Bereiche live geschaltet werden. Im ersten Halbjahr 2006 wurde auf die javabasierte Content Management Lösung ELOenterprise migriert – inklusive des ELO-Moduls zur serverseitigen E-Mail-Archivierung aus Lotus Notes. Die Plattformunabhängigkeit und die skalierbare Systemarchitektur überzeugte das Projektteam, auf ELOenterprise umzustellen. Zukunftsorientierte Optionen waren ausschlaggebend für diese Entscheidung. Zum einen ergibt sich die Möglichkeit der Verteilbarkeit von Serverprozessen auf mehrere eigenständige Servereinheiten. Dies bringt nicht nur eine Leistungssteigerung des Gesamtsystems mit sich, sondern erlaubt auch ein dediziertes Recovery einer Teilfunktion im Gesamtsystem. Zum anderen ist eine asynchrone Prozessverarbeitung möglich, die sicherstellt, dass eine Einzelstörung nicht das gesamte System belastet. |
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Ziel erreicht, weitere Schritte Die ursprünglich gesteckten Ziele sind erreicht – mittlerweile hat die AKN weitere Abteilungen wie Einkauf und Controlling an das DMS-/Archiv-System angebunden. Die AKN rechnet künftig mit weiter steigenden Datenmengen insbesondere aus der Notwendigkeit einer compliancekonformen E-Mail-Archivierung. a Um hierfür gewappnet zu sein, hat sich das Unternehmen für ein modernes Storage- System mit hoher Verfügbarkeit entschieden. Zum Einsatz kommt seit Ende Januar 2007 das Speichersystem DR550 von IBM. Es handelt sich dabei um eine Speicherlösung auf Hard-Disk-Basis, die zusätzliche Schutzmechanismen für die Datensicherheit bietet. Die Ansteuerung der DR550 erfolgt über eine zertifizierte Schnittstelle von ELOenterprise zum IBM Tivoli System Storage Archiove Manager DR550. Weiterhin geplant ist die vollständige Digitalisierung der Finanzbuchhaltung. So werden künftig die Ausgangsrechnungen beim Rechnungsdruck automatisch digital in ELO archiviert und zeitgleich in SAP verbucht. |
Es geht weiter Automatisierte Prozesse Mittels ELOprofessional wurden bereits bei der Erstellung der Vertragsdatenbank wesentliche Prozesse optimiert. Die Ablage aller Vertragsdokumente geschieht unter einem vorgangsorientierten Register. Die Überwachung eines Vertrages zur Laufzeit erfolgt durch dynamische Verschlagwortungsmasken, diese steuert die Ablage des Vertrages in die Wiedervorlage der Mitarbeiter. a a Die Rechnungseingangsverwaltung wurde zudem durch ELOprofessional und der Erstellung einer Prozesskette vom Öffnen der Post bis zum Einbuchen in R/3 optimiert. Der ELO Workflow stellt die richtige Zuordnung und korrekte weitere Bearbeitung der Belege sicher. Das tägliche Dokumentenaufkommen wird nach der Migration vollständig in ELOenterprise verwaltet, die Finanzbuchhaltung wird komplett mit allen Aufgaben abgebildet und archiviert. Zwischenzeitlich werden mit ELO rund 10.000 Rechnungen pro Jahr verwaltet. |
Segeberger Straße 9-13a
23863 Kayhude
